自治体全庁DXにおけるBPR推進｜主要4課の業務プロセス可視化と各課1検証モデルの設計
支援の概要と定着成果
全庁規模のDX推進を掲げる自治体において、形骸化しやすいシステム導入を目的化させず、実効性の高い変革を実現するための業務改革（BPR）伴走支援を実施。現場の日常業務を担う4課（危機管理課、建設課、管財課、健康保険課）を先行対象とし、庁内ヒアリングを通じて現状（As Is）の細かな詰まりを解明。業務の本質的な理想像（To Be）を導き出し、実行可能な検証モデルを設計しました。制度や前例に縛られていた作業の棚卸しを進め、職員自らが業務の余白を生み出す検証体制を構築しています。
紙の回覧、重複台帳への手入力、突合確認プロセスの再設計により、課横断で年間約1,920時間の業務コスト削減に相当する余白創出の検証モデルを策定しました。
「前例があるから続ける」受動的な作業スタイルから脱却し、各課の担当職員が自ら重複手順や照会業務の課題を特定して見直しのアイデアを提案する能動的な風土が芽生えています。
支援の背景と現場の課題
本自治体では、全庁方針としてデジタル化の号令が掛かっていたものの、各原課の現場では「紙とハンコを前提とした手続き」「個別の表計算ソフトや紙台帳による管理」が根強く残っていました。現場職員は日々の窓口対応や突発的な問い合わせに忙殺され、自分たちの業務プロセスを客観的に見直す時間や余力がありませんでした。その結果、新たなツールを導入しても既存業務の上に乗せるだけの二重管理になり、かえって負担が増えたり元の不効率な作業へ逆戻りしたりする懸念が高まっていました。
直面していた主要な課題
- 【危機管理課・建設課・管財課・健康保険課における業務の属人化】現場ごとの判断基準や記録手順が特定職員の記憶やローカルファイルに依存しており、引き継ぎのたびに負担が生じる構造的課題。
- 【多重入力・手作業突合の常態化と逆戻りリスク】住民申請や庁内照会において、同一内容を複数の台帳や基幹端末へ転記・確認し直す作業が重なり、繁忙期のボトルネックと人的ミスの誘発要因になっていた点。
- 【課ごとの縦割り意識と変革への心理的抵抗感】「自分たちの課の業務は特殊である」という認識から、全庁共通の業務見直しに対して慎重な姿勢が根強く、共通の判断軸や対話の場が不足していた点。
ディーフォーエルの伴走アプローチと検証モデル
株式会社ディーフォーエルは、ツール導入を前提としない「DXコンサルティング」を最上位に据え、その実効性を高める具体的手段として各課の泥臭い業務可視化とBPRヒアリングを実施しました。高校生向け教育事業で培った「思考のプロセスを底上げし、自ら動く状態をつくる」伴走姿勢を土台に、職員の違和感や負担感を一つひとつ言葉にして整理しました。
現場密着型BPRヒアリングとAs Isの構造化
危機管理課、建設課、管財課、健康保険課の各現場に入り込み、業務の担当者と対話。机上のマニュアルではなく「誰が・どの画面を見て・どの紙に転記し・どこで承認を待っているのか」という実際の行動単位でプロセスの摩擦を浮き彫りにしました。
本質的目的に立ち返るTo Beの策定と検証モデル設計
「法令上守るべき要件」と「慣例で続けていただけの作業」を明確に切り分け、目指すべき業務フロー（To Be）の解像度を引き上げました。kintoneなどのノーコードツールによる情報共有基盤や将来的な独自システム連携を視野に入れ、現場に無理のない実証シナリオを策定しました。
庁内テスト運用を通じた泥臭い定着・改善ループ
完成した手順を一方的に渡すのではなく、先行4課の日常業務の中でスモールスタートとなるテスト運用を実施。現場から上がる細かな戸惑いや使いにくさをその場で吸い上げ、職員自らが修正を重ねられるように思考の体幹を整える伴走支援を行いました。
実証された成果と定着への変化
業務プロセスの可視化と検証モデルの設計により、単なるペーパーレス化に留まらず、組織全体の基礎体力を底上げする具体的な変化が生まれています。
定量的インパクト
対象4課で発生していた台帳突合や庁内照会における手作業工程を削減し、定型業務にかかる処理時間を約38%短縮するモデルを確立。1課あたり月40時間、4課合計で月160時間（年間1,920時間）相当の余白を創出し、本来注力すべき住民対応や政策立案、災害対策の初動対応へ資源を振り分ける基盤を整えました。
定性的インパクト（能動的行動変容）
外部コンサルタントの指示に従う受け身の姿勢から、「この入力欄は他の課と統合できるのではないか」「紙で保管せずデータで受け渡す方が確認が早い」といった具体的な改善案が職員自らの言葉で交わされるようになりました。縦割りの壁を越えた連携の基盤が築かれています。
民間企業・他自治体の皆さまへの展開と応用
本事例で実施した「原課の生々しい実務に入り込み、As IsからTo Beを具体化する検証モデル設計」は、制度制約の厳しい自治体だけでなく、「組織が急拡大して社長の目が届かなくなった」「部署ごとに業務がブラックボックス化している」という「30人の壁」に直面する中小・中堅企業にもそのまま応用が可能です。
株式会社ディーフォーエルでは、構想づくりから現場の泥臭いBPR、kintoneや生成AI、独自フルスクラッチ開発の最適配置までを一貫して手がけています。道具の導入で終わらせず、組織の基礎体力を高めて現場が自走する体制をつくりたい経営者・DX推進責任者の方は、ぜひご相談ください。